國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會在2020年第26號公告中批準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）將于2021年6月1日正式實施。
《規(guī)范》根據(jù)保留形成原貌、保持有機(jī)聯(lián)系、保證長期可用的原則，對黨政機(jī)關(guān)電子公文的歸檔流程、元數(shù)據(jù)要求、歸檔數(shù)據(jù)組織和歸檔格式等提出了要求，對電子公文的收集、整理、移交、接收以及電子公文歸檔系統(tǒng)功能要求、歸檔接口要求等作出了規(guī)定，為黨政機(jī)關(guān)規(guī)范開展電子公文歸檔提供了依據(jù)，為其他機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位電子文件的歸檔提供了參考。
該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布填補(bǔ)了我國在電子公文歸檔國家標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域的空白，完善了黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)體系。該標(biāo)準(zhǔn)的施行是我國黨政機(jī)關(guān)電子公文管理規(guī)范化進(jìn)程中的重要事件，對有效打通黨政機(jī)關(guān)電子公文形成、辦理、歸檔、保存全流程電子化的“最后一公里”，實現(xiàn)電子公文僅以電子形式歸檔和保存將起到重要的推動作用。
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔的總則、歸檔流程、歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔數(shù)據(jù)組織和歸檔格式要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文的歸檔和處理。其他機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)位的電子公文的歸檔和處理可參照執(zhí)行。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
DA/T 22—2015 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 70—2018 文書類電子檔案檢測一般要求
機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第 8 號）
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1電子公文 eletronic official document
以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等媒體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓??！綠B/T 33476.1—2016.定義3.1】
3.2電子檔案 electronic record
具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子公文及相關(guān)信息。
注∶改寫 DA/T 58—2014，定義2.2。
3.3歸檔 archiving
將具有保存價值且辦理完畢的電子公文及相關(guān)信息經(jīng)收集、整理并向檔案部門移交的過程。
3.4元數(shù)據(jù) mnetadata
描述電子公文或電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。
注∶改寫 GB/T 18894—2016，定義 3.3。
3.5數(shù)字對象 digital object
通過計算機(jī)呈現(xiàn)的對象，比如由特定的系統(tǒng)或軟件應(yīng)用程序生成的文件。
注∶改寫 GB/T 34840.2—2017.定義 3.11。
3.6內(nèi)容數(shù)據(jù) content data
電子公文或電子檔案中包含的數(shù)字對象。
注∶改寫ISO14721；2012，定義1.7.2。
3.7數(shù)據(jù)組織 data organization
按照一定的規(guī)則和方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸并、存儲、處理的過程。
3.8開放式版式文檔 open fixedlayout document
獨立于軟件，硬件、操作系統(tǒng)、輸出設(shè)備的版式文檔格式。
【GB/T 33190—2016，定義3.2】
3.9信息包 information packuge
由內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。
注：改寫DA/T 58—2014，定義 2.8。
3.10歸檔信息包 archiving submission information package
電子公文形成或辦理部門在歸檔時按照要求對電子公文及相關(guān)信息進(jìn)行組織并向檔案部門提交的信息包。
3.11封裝 encapsulation
將電子公文或電子檔案及其元數(shù)據(jù)作為一個整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。
注：改寫DA/T 58—2014，定義 3.12。
3.12數(shù)字對象標(biāo)識 electronic file identifier
一份電子檔案中每個文件的編號。
4 縮略語
下列縮略語適用于本文件。
OFD∶開放式版式文檔（Open Fixedlayout Document）
XMI ∶可擴(kuò)展標(biāo)記語言（Extensible Markup Ianguage）
5 總則
5.1 開展電子公文歸檔工作應(yīng)遵循保留形成原貌，保持有機(jī)聯(lián)系、保證長期可用的原則。
5.2 電子公文歸檔過程中發(fā)生責(zé)權(quán)交接、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)變等重大變化時應(yīng)形成并留存其變化記錄。
5.3 電子公文歸檔時應(yīng)要求歸檔信息包中不包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術(shù)措施，以減少技術(shù)依賴性。
5.4 電子公文收集、整理，移交工作應(yīng)由電子公文形成或辦理部門完成，檔案部門負(fù)責(zé)檔案接收并對整個歸檔過程子以必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5.5 電子公文擬制或辦理時應(yīng)確定是否需要歸檔，歸檔工作宜采用隨辦隨歸方式，向檔案部門移交時間最遲不超過電子公文整理完成后的次年6月。
5.6 黨政機(jī)關(guān)依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求制定電子公文歸檔范圍和保管期限表。
6 電子公文歸檔流程
6.1 總體流程
電子公文歸檔過程從電子公文形成或辦理部門產(chǎn)生電子公文開始到檔案部門接收歸檔信息包結(jié)束。整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個環(huán)節(jié)，共12個步驟，即捕獲、錄人，轉(zhuǎn)換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認(rèn)。
6.2 文件收集
按照電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集，收集宜采用自動捕獲方式，在無法自動捕獲的情況下也可手工錄人。文件收集的步驟如下∶
a） 捕獲∶在電子公文形成和辦理過程中應(yīng)隨時捕獲擬歸檔電子公文；電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)一起捕獲；捕獲的電子公文及元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、完整，保持電子公文之間的有機(jī)聯(lián)系；電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)與其形成時保持一致。
b）錄入∶對于部分未進(jìn)入電子公文系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的文件，可通過文件掃描并著錄元數(shù)據(jù).電子公文上傳掛接，脫機(jī)數(shù)據(jù)包導(dǎo)入等方式完成電子公文的收集。電子公文元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)滿足第7章的要求。
c） 轉(zhuǎn)換 ∶電子公文捕獲或錄入后，對于不符合歸檔格式要求（見第9章）的電子公文應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以滿足歸檔電子公文保存和利用的需求。
6.3 文件整理
按照 DA/T 22—2015及文件整理相關(guān)規(guī)定對電子公文開展整理工作。文件整理的步驟如下∶
a） 組件∶電子公文一般以件為單位進(jìn)行整理，件內(nèi)文件的構(gòu)成以及件內(nèi)文件排序應(yīng)符合 DA/T22—2015 的要求；
b）編號∶對完成組件的電子公文，按照DA/T22—2015的要求進(jìn)行分類和排序，并編制檔號；
c）封裝∶將完成組件和編號的擬歸檔電子公文及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包（見第8章）。
6.4 文件移交
a）移交檢測∶電子公文提交歸檔前，電子公文形成或辦理部門應(yīng)按照DA/T70—2018的要求以及檔案部門的接收要求，對電子公文的真實性，完整性，可用性和安全性等方面進(jìn)行檢測，檢測合格后方可提交歸檔；
b）移交登記 ∶電子公文提交歸檔過程中，電子公文形成或辦理部門應(yīng)清點，核實電子公文的文種、 成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息，確認(rèn)無誤后登記《電子文件歸檔登記表》，《電子文件歸檔登記表》見GB/T 18894—2016的表 A.1；
c）提交∶電子公文形成或辦理部門應(yīng)將歸檔信息包連同《電子文件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。
6.5 檔案接收
檔案部門接收電子公文形成或辦理部門提交歸檔的電子公文，并辦理相關(guān)接收手續(xù)。檔案接收的具體步驟如下∶
a）接收檢測∶檔案部門接收歸檔電子公文之前應(yīng)按照 DA/T70—2018的要求以及其他相關(guān)要求，對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進(jìn)行檢測，對于不符合要求的歸檔信息包予以退回；
b）接收登記∶檔案部門接收歸檔電子公文時，應(yīng)清點、核實電子公文的文種，成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息，確認(rèn)無誤后登記《電子文件歸檔登記表》?
c） 接收確認(rèn)∶檔案部門接收符合要求的歸檔信息包并確認(rèn)，完成電子公文歸檔流程。
7 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求
7.1 概述
本章規(guī)定了描述電子檔案的最基本的元數(shù)據(jù)集合，即元數(shù)據(jù)基本集。實際工作中可根據(jù)具體情況參照 DA/T 46—2009 及相關(guān)規(guī)范擴(kuò)充元數(shù)據(jù)集合。
7.2 元數(shù)據(jù)基本集
電子檔案元數(shù)據(jù)基本集中的元素及其結(jié)構(gòu)描述見表 1。
8 電子公文歸檔數(shù)據(jù)組織
8.1 歸檔信息包結(jié)構(gòu)
歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多份歸檔電子公文，電子公文應(yīng)以 DA/T 22—2015規(guī)定的分類方式為依據(jù)進(jìn)行組織。以采用年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）三級分類方式為例，歸檔信息包結(jié)構(gòu)示例見圖 1。
8.2 說明文件
說明文件以XMIL文件方式存放信息包的元數(shù)據(jù)信息，包括信息包標(biāo)識，信息包類型、創(chuàng)建者，創(chuàng)建時間、創(chuàng)建環(huán)境、存儲位置、
信息包說明等。
示例∶說明文件的 Schema 定義如下
8.3 電子檔案文件夾
電子檔案文件夾一般以檔號命名（例如"Z109-WS·2011-Y-BGS-0001"）。文件夾中存放電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)，具體要求如下∶
a）電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)按照"檔號"+"-"+"××"（××指隧位件內(nèi)順序號）的方式命名，例如"Z109-WS·201-Y-BGS-0001-01.OFD"，包括OFD格式的內(nèi)容數(shù)據(jù)以及其他附屬文件∶ 1） OFD文件∶內(nèi)容數(shù)據(jù)的主體部分，包括文件處理單和公文主體（包含正本，定稿及歷次修改稿），可轉(zhuǎn)換成多個OFD文件或合并成一個OFD文件；2）其他附屬文件∶部分無法轉(zhuǎn)換成OFD格式的文件（比如圖形文件、音視頻文件，其他特殊格式文件等）可根據(jù)第 9 章要求按照一定順序置于電子檔案文件夾中。
b）電子檔案元數(shù)據(jù)信息應(yīng)以 XML 文件方式存放，存在多個OFD文件時，元數(shù)據(jù)文件獨立存在并按照一定順序置于電子檔案文件夾中?存在單個OFD文件時，可將元數(shù)據(jù)文件嵌入到OFD文件中（呈現(xiàn)方式參見附錄 E）。
示例∶電子檔案元數(shù)據(jù)的 Schema 定義如下∶
9 電子公文歸檔格式要求
根據(jù)構(gòu)成文件內(nèi)容的數(shù)字對象類型的不同可將電子公文分成文件處理單、公文主體，其他附屬文件三個部分，電子公文各組成部分的歸檔格式應(yīng)符合表 2的規(guī)定。
表2電子公文歸檔格式要求
附錄A
（規(guī)范性附錄）
電子公文歸檔系統(tǒng)功能要求
三個層次說明如下∶
a）形式層∶圖像格式或者版式格式，保持原件的真實性，用于將來調(diào)閱、利用時的顯示。
b）內(nèi)容層∶文本格式，抽取文件中的內(nèi)容，用于將來對電子檔案的全文檢索。
c）元數(shù)據(jù)殷XML格式，封裝電子檔案元數(shù)據(jù)，嵌入到OFD文件中，既可用于檢索，也可使OFD文件作為完整電子檔案格式不依賴
于文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等運行環(huán)境獨立存在。
【 參考文獻(xiàn) 】
【1】GB/T 29194—2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求
【2】GB/T 33190—2016 電子文件存儲與交換格式版式文檔
【3】GB/T 33476.1—2016 黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范 第1部分∶公文結(jié)構(gòu)
【4】GB/T 33480—2016 黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范
【5】GB/T 34840.2—2017 信息與文獻(xiàn) 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求 第2部分；數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求
【6】DA/T 46—2009 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案
【7】DA/T 58—2014 電子檔案管理基本術(shù)語
【8】ISO14721∶2012 空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng) 開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型（Space data and information transfersystems-Open archival information system（OAIS）一Reference mode）
【9】黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)〔2012】14 號）
【10】黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法（中辦國辦廳字〔2019〕7 號）
【11】電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局令第14 號）
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